Wie ich Tabellen für meine Redaktionsarbeit nutze

Es ist Zeit, euch einen etwas tieferen Einblick in mein Arbeitsleben zu geben. Wer mir auf Twitter folgt, weiß dass ich öfter mit Exceltabellen arbeite. Exceltabellen sind toll – na gut manchmal bringen sie einen an den Rand eines Nervenzusammenbruchs, aber grundsätzlich sind Tabellen eine wunderbare Organisationsmöglichkeit.

In meinen Projekten nutze ich Excel vor allem um den Überblick über den aktuellen Stand meines Projektes zu behalten. In großen Projekten, mit vielen unterschiedlichen Texten, Teilen und Autoren ist es ohne eine solche Tabelle schier unmöglich, alles im Blick zu behalten. Der Eingang der Texte, der Materialien, die Korrekturphasen und die Druckfreigaben sind nur ein paar Dinge, die ich hier festhalte und abhake. Eine weitere sind natürlich die Adressen und Kontaktdaten der Autoren und beteiligten Personen. So entstehen wertvolle Adresslisten, die für das Versenden der Belegexemplare und auch der normalen Autorenkorrespondenz immens wichtig sind.

Damit ihr einen kleinen Eindruck bekommt, zeige ich euch hier zwei Screenshots meiner zwei wichtigsten Exceltabellen, die ich wirklich in jedem Redaktionsprojekt anlege.

1. Tabelle: Autoren und Texte
2. Tabelle: Kontakte

Autoren und Texte-Tabelle

Beitrags-Nr.: Die Beitragsnummer vergebe ich nicht immer, aber in großen Projekten mit vielen kleinteiligen Texten ist es manchmal in der Kommunikation mit der Grafikabteilung einfacher mit Nummern zu arbeiten. Gerade bei Projekten, in denen Autoren mehr als einen Artikel schreiben, bietet sich eine Sortierung nach Zahlen an, als eine nach Autorennachname – eine auch häufig benutzte Variante.

Was/Titel: Wie heißt der Artikel/Text? Grundsätzlich gibt die Tabelle von oben nach unten die Reihenfolge des Inhalts wieder. Sie ist also ein erstes Inhaltsverzeichnis. Natürlich wird manchmal noch etwas verschoben, aber grundsätzlich gibt sie die Struktur wieder.

Autor: Autorennamen – möglichst Vor- und Nachname. Ich hatte schon Projekte mit zwei unterschiedlichen Schmidts, da könnte es zu Verwirrungen kommen – erst Recht wenn andere Personen ebenfalls mit den Tabellen arbeiten müssen/sollen.

vorgesehene Seitenanzahl: Das ist eine erste sehr grobe Schätzung darüber, wie viele Seiten es dann schließlich im gedruckten Buch werden wird. Da man Angebote für die Katalogproduktion einholen muss, sind diese Schätzungen notwendig. Die Seitenzahlen werden dann hochgerechnet zu einer Gesamtseitenzahl. Das funktioniert aber nur, wenn man bereits eine grobe Vorstellung davon hat, wie das Layout aussehen wird und weiß wieviele Zeichen ungefähr auf eine Seite passen. Es ist eine elendige kleine Rechnerei – aber, was will man machen.

Zeichenzahl (ca.): Die Autoren werden angefragt und gebeten einen Text mit soundsoviel Zeichen (inkl. Leerzeichen zu schicken). Diese Zahl trage ich hier ein. Dieses Feld steht übrigens in Zusammenhang mit der ganzen Rechnerei oben. Also Vorsicht, beliebige Zahlen eintragen, geht nicht.

gelieferte Zeichen (ca.): Es gibt eher selten den Fall, dass sich ein Autor an die geforderte Zeichenanzahl hält. Um direkt zu sehen, welcher Text wesentlich zu lang (oder auch zu kurz) geraten ist, ist diese Spalte gedacht. Dies ist auch eine Spalte, die ich nur bei sehr großen Projekten nutze oder bei Projekten, die keinerlei Layoutspielraum besitzen.

Adresse vorhanden?: Dieses Feld dient nur zur Übersicht. Sind die Kontaktdaten – möglichst vollständig, d. h. mit Postadresse, Emailadresse und Telefonnummer – vorhanden? Ja oder nein? Die eigentliche Adresse kommt in Tabelle 28s. u.).

Text eingetroffen: Ist der Text eingetroffen? Dies ist ein ganz wichtiges Feld um zu sehen, wer die Deadline nicht eingehalten hat.

Bilder vorhanden: Sind Bilder vorhanden? Sind alle vollzählig, mit Bildlegenden und Bildnachweisen?

Anmerkungen/Sonstiges: Was es so an Anmerkungen gibt, wird hier vermerkt. Manchmal auch eine neue Deadline oder besondere Wünsche für’s Layout.

Die folgenden 7 Spalten sind Abhak-Spalten. Hier vermerke ich den Ein- und Ausgang eines Textes in seinen unterschiedlichen Bearbeitungsstadien. Also ist der Text in der Korrektur, beim Autor, in der Grafik oder bereits zurück? Wichtig ist hier wieder die Spalte zur Druckfreigabe. Liegen alle Druckfreigaben vor, kann gedruckt werden. Fehlt noch eine, muss dringend noch einmal nachgehakt werden.

1. Korr. Red.

1. Korr. An Autor gesch

1. Autorenkorrektur (AK) zurück

1. AK eingearb

ins Layout gegeben   

AK raus/Druckfreigabe         

AK zurück      

Aks eingearbeitet

Es gibt sicherlich noch etliche andere Felder und Spalten, die man ergänzen oder auch weglassen kann. Diese hier haben sich während meiner Arbeit bewährt. Durch ein einfaches Kreuz, ein Ja oder Nein oder eine bedingte Formatierung lässt sich bei dieser Tabelle schnell auf einen Blick erkennen, wo fehlt noch ein Text, welchen Bearbeitungsstatus haben die Artikel und was ist fertig. Allerdings funktioniert das alles nur, wenn man es auch regelmäßig pflegt.

Kontakte-Tabelle

Die Kontakte-Tabelle ist ebenfalls großartig in ihrer Einfachheit. Man muss sich nur disziplinieren und die Kontakte alle nach dem selben Schema eintragen. Macht man dies, wird man im Projekt bzw. am Ende mit einer fertigen Liste belohnt, die nicht erst noch aufwändig zusammengetragen werden muss. Das Versenden von Belegexemplaren wird damit zu einem Kinderspiel. Diese Kontakttabelle kann nämlich dann (in den meisten Fällen) problemlos für die Produktion eines Serienbriefes genutzt werden. Und zack hat man gleich einmal 140 Adressen auf Briefe und Etiketten gesetzt. Glaubt mir, das erspart viel Zeit und vor allem Nerven.

Hier nun die Spalten:

Anrede [Herr/Frau]

Funktion [z.B. Vorsitzender, Präsidentin…]  

Titel [z.B. Dr., Prof. Dr., Dr. Dr….]

Vorname        

Namenszusatz [z.B. von, von der, van, de, de la …]

Nachname

Institution       

Amt c/o          

Anschrift        

PLZ    

Ort      

ggf. Land        

Belegexemplartyp [Autor, Kurator, Bildleihgeber, Leihgeber…]      

Versandkosten          

Buch 1 oder Buch 2  

Email  

Telefon

Und ihr dürft die Filterfunktion natürlich nicht unterschätzen – eine großartige Funktion. Doch dazu vielleicht demnächst mehr.

Wie arbeitet ihr? Auch mit Excel oder nutzt ihr andere Programme? Wie behaltet ihr in großen aufwändigen Projekten den Überblick? Erzählt es mir in den Kommentaren.